Un procès-verbal de réception sert de document officiel, attestant de la part du client que le produit ou service livré est conforme à la commande initiale. Ce document, parfois assorti de diverses réserves, est couramment utilisé dans divers secteurs, comme lors de la remise des clés pour un appartement acheté sur plan.

Dans l’univers informatique, le terme « procès-verbal de recette » est fréquemment employé, bien qu’il découle d’une traduction imparfaite du mot anglais « receipt », qui se traduit par réception.

La réception, dans ce contexte, peut s’appliquer à divers éléments, tels qu’un logiciel conçu sur mesure, un site web, une application, ou encore un contrat d’intégration de logiciel.

Théoriquement, le procès-verbal de réception est signé à la conclusion du projet. Cependant, des réceptions partielles peuvent survenir en fonction de l’évolution du projet.

En pratique, une multitude de projets informatiques, qu’il s’agisse de l’installation de matériel comme un photocopieur, de la mise en place d’un site web, de l’acquisition de logiciels ou de contrats d’intégration de logiciels s’élevant à plusieurs millions d’euros, sont financés via des contrats de location financière.

Dans ce cas, il est très fréquent que le prestataire informatique obtienne la signature quasiment en même temps de trois documents : le contrat de prestations informatiques, le contrat de location financière et le procès-verbal de réception.

Et c’est ainsi que l’on trouve dans des dossiers des procès-verbaux de réception portant sur le développement d’une application informatique qui doit prendre plus d’un an qui sont signés en même temps que le document qui démarre le projet !

Mais la portée d’un procès-verbal de réception est examinée avec attention par la jurisprudence. Il existe par exemple un arrêt de la Cour d’appel de Douai du 11 avril 2011 qui précise que « la réception sans »réserve ne couvre que les défauts apparents de conformité alors .. que certaines prestations prévues au contrat … ne pouvaient s’apprécier qu’à l’usage à plus long terme ».

Dans certains cas, la réception peut être tacite, par exemple si un système informatique est utilisé par le client sans protestation (pour un exemple un peu complexe, voir un arrêt de la cour d’appel de Caen du 28 novembre 2019).

Enfin, le contrat qui encadre les relations entre les parties peut prévoir des clauses qui organisent précisément le processus de réception. La seule limite est que le contrat ne peut pas prévoir une clause qui rend impossible la preuve des dysfonctionnements. En termes juridiques, la clause ne peut pas établir une présomption irréfragable de conformité (Cour de cassation, 6 décembre 2017).

Le procès-verbal de réception est un document qui devrait être particulièrement soigné, que ce soit par les prestataires ou par les entreprises clientes,  car c’est le meilleur moyen de boucler un projet pour la satisfaction des deux parties.

Si vous vous interrogez sur un procès-verbal de réception que vous avez signé, que l’on vous demande de signer, ou que vous voulez faire signer un client, vous pouvez nous contacter ici.